(5)几种常用公文的写作方法 (2)

吕聪敏

2009年04月02日15:06  来源:人民网-读书频道

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  会议的主要观点通常以“会议认为”开始,用一个自然段来写,基本上是按照会议主持人在听完汇报后的结论性讲话来措辞。如果是听取部门工作汇报,通常首先对该部门开展有关工作的成绩进行评价,然后指出做好工作要坚持什么原则、处理好什么关系、下一步主要抓好哪几个方面的工作等。有时候也用二到三个自然段来写,分别以“会议指出”、“会议认为”、“会议强调”、“会议明确”作为每自然段的开始。如果是研究部署工作,通常首先对该项工作的重要性作出评价,如上级领导有指示和批示,还要先写上一两句表态的话,再讲一讲学习、传达、贯彻落实领导指示,然后指出做好工作主要抓好哪几个方面的工作等,必要时也用二到三个自然段来写。

  会议议定意见的通常格式是:以“会议经过讨论(研究),议定以下意见”开头,并分别标出“一”、“二”、“三”等等。内容一般包括:会议是否原则通过该文件,是否需要有关部门根据会议提出的意见进行修改后报批、下发,下一步要具体做好什么工作、怎么做好工作。

  会议的议定意见与主要观点一般都是分开写,两者既要紧密联系,表述上又要避免重复。议定意见比较具体,主要写属于操作层面的问题。会议的主要观点比较原则,主要写指导思想等方面的问题。但是,也有一些会议纪要在写完汇报的主要情况之后,直接写会议议定意见,议定意见中先写比较原则的意见,后写比较具体的意见。

  简报的写法

  简报是交流看法和经验、沟通信息、反映情况、报道动态的公文。在外交场合,会谈和会见简报是记载双方交换意见、交涉问题或协调立场的文件。

  简报讲究时效性、简明性,在一定程度上具有新闻的特色。简报的内容有些是机密的,应注意标明密级,限定阅读范围。写外事活动简报通常是先确定一个一目了然的题目,文内应先有个对事由的简单交代,然后写活动和谈话内容。比如:

  ×××与×××就中美关系等问题交换意见

  ×月×日,×××应约与×××工作午餐,双方就中美关系和共同关心的国际与地区问题交换意见。×××、×××等在座。

  正文根据谈话实际情况写若干部分,都加小标题。在一个议题下一般是谁先谈就先写谁,便于前后呼应,逻辑上比较顺。

  另一写法是不列小标题。谈话虽涉及议题比较多,但不是全面铺开讲,加了小标题反而觉得体例不平衡。写时不分“一、二、三”,而是按谈话的顺序写,并把每件事的呼应写清楚。为避免多个议题一口气写完显得庞杂,也可视情分几小段写,眉目清楚。

  简报讲究“简”和“要”,内容要做到忠于原意、语言不繁、要点不漏。

  上述四种公文写作中常见的毛病往往出在逻辑、结构、内容、语言、语法上。国务院于2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》第二十五条之(二)要求,草拟公文应当做到“情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短”。对照这些要求,可发现不少问题。

  许多文章出毛病,一是出在事理不通,二是出在标准不一,三是出在前后矛盾。究其原因,主要是逻辑推理上出了问题,没有根据逻辑规律来认真推敲自己写出的东西。

  我们运用一个概念、使用一个字和词,都要首先明确它究竟是指什么、应该指什么,别人是否明白。如不明白,我们是否要加以说明,如何说明才能使人明白。要考虑先说哪些、后说哪些。如同毛主席所说的,“每件事都要交代六个‘什么’,即什么事、什么人、什么时候、什么地方、什么样子、什么缘故”。要考虑在说明情况之后能作出什么判断,判断是否有牢固的根据。在提出措施建议时,要考虑哪些是主要措施,说明其必要性、可能性,应如何操作。

  有些公文常犯概念不清的毛病。比如有一句 “世界发展飞速变化”的话,“发展”和“变化”是两个概念,这样用很不合适。

  此外,写作易犯的毛病还有因果关系失当、情况不明、一文多事、用词不严谨、错用易混词等,这都是应该注意避免的。
【1】 【2】 

  

(责任编辑:黄侃(实习))
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